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顧客管理はCRMシステムで行なうのが良い|収益を高められる

保管場所や検索性の問題

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デジタル化で問題解決

大きな企業になればなるほど契約する数は膨大に増加します。対会社や対顧客など様々な部分で契約書は発生します。紙媒体で契約書を作成し、双方で契約書を保管することは一般的な方法ですが、保管場所確保が問題になります。一定期間の保管期限が定められ、5年や10年など長期間にわたって保管することが一般的です。保管場所を確保するだけでコストが発生するなどの問題にもなっています。また過去の契約書を探す場合なども苦労します。膨大な契約書の保管庫から必要な契約書を探すのは至難の業です。そのため契約書管理方法もデジタル化することが主流になっています。契約書の原本をスキャニングして、それをデジタル保管するのです。もちろん原本の保管期限は定められていますが、これを改めて探し出すことはないため、一元管理することができます。契約書管理をデジタルにすることで検索性に優れるメリットがあります。付随する情報などを添付して保管しておくこともできます。契約更新などの情報が存在する場合には、アラートを出す仕様にすることも可能です。契約書管理に使用するツールは格安で手に入れることができるとともに、サーバーなどの設置だけで簡単に使用することができます。アクセス権限などのセキュリティ対策は最低限必要になりますが、自由度が増します。さらに、クラウドなどを利用することで、契約書管理を外出先からも行う事ができるようになるのです。